Ik weet niet hoe jij het ervaart, maar online meetings kunnen soms echt een rommeltje zijn: Mensen die door elkaar heen praten, mensen die middenin jouw presentatie ineens hele moeilijke vragen gaan stellen, slechte internet verbinding, etc. Hoe zorg je ervoor dat online meetings strak verlopen? Dit zijn 5 basistips online vergaderen voor Zoom en Microsoft Teams.
Tip 1: Zorg voor goed internet (duh)
De eerste van de basistips online vergaderen is nogal wiedes. Natuurlijk is dit een open deur, maar we zien dit zo vaak mis gaan. Niks zo irritant dan het wachten op mensen die hun internet niet op orde hebben. Die persoon wil jij niet zijn. Het liefste verbind je je laptop of pc met een draad, maar als die optie er niet is en je Wifi verbinding hapert te veel: Gebruik je mobiele telefoon als modem. Daar zit een functie op waardoor je je internet kunt delen met je computer.
Dit heet een HotSpot. Zie dit wel als noodoplossing. Het kost namelijk veel data voor je mobiel en sommige providers gaan na verloop van tijd je snelheid naar beneden bijstellen en dat wil je niet. Er zijn namelijk tal van opties om je internet wel sneller te krijgen op een computer: Een hoger abonnement, een wifi-versterker of je internet door je elektriciteitsnetwerk te laten verlopen bijvoorbeeld.
Zat mogelijkheden dus, maar traag internet mag anno 2021 toch echt geen excuus meer zijn.
Tip 2: Zorg voor goed geluid
Je geluid is misschien wel het aller belangrijkste tijdens een online meeting. Je wilt duidelijk en verstaanbaar overkomen.
Zorg allereerst dat je niet in een te holle ruimte zit waar je een echo hebt. Ga ik een ruimte zitten met veel meubels en een vloerbedekking, dan klink je veel beter.
Zorg vervolgens voor een goede microfoon. Je kunt vaak de bedrade en bluetooth oortjes van je telefoon gebruiken, of draadloze koptelefoons. Deze headsets klinken vaak veel beter dan de microfoons die in je laptop of computer zitten.
Test ook even hoe je klinkt, voordat je daadwerkelijk de meeting in gaat. Het gebeurt zo vaak dat iedereen moet wachten omdat één persoon in een holle ruimte zit, of in een ruimte is met kinderen of een stofzuiger. Mega irritant. Goed gel
basistips online vergaderen : goed geluid
Tip 3: Heet iedereen welkom
Neem even een moment aan het begin van je online meeting om iedereen welkom te heten. Anders krijg je de ongemakkelijke situatie dat niemand de leiding neemt en iemand begint te stamelen: "Nou, dan ehh, begin ik begin maar hè?".
Je staat meteen met 0-1 achter, dat wil je niet. Een sterke opening werkt meteen je hele presentatie door en zorgt voor tempo en daadkracht. Een van de belangrijkste basistips online vergaderen.
Tip 4: Zorg voor spelregels
Als je een presentatie geeft is het belangrijk om een paar spelregels af te spreken zodat het voor iedereen duidelijk is wat van hem of haar verwacht wordt. Ik geef je even een paar voorbeelden:
Hoe lang gaat deze online meeting duren? Is dit 5 minuten of een uur? Het is belangrijk dat je als kijker weet wat er van ze verlangt wordt. Het zorgt er ook voor dat je niet ineens in tijdnood komt, als je een sales pitch geeft. Niks ergers dan niet toekomen aan het uiteindelijk voorstel ;-).
Geef vervolgens aan of er tijdens de presentatie tussendoor vragen gesteld mogen worden, of dat hier achteraf tijd voor is. Dat voorkomt een rommelige presentatie, met veel vragen tussendoor. Het duurt ook even voordat je dan weer in je flow terecht komt.
Tip 5: Zorg voor een helder doel (de aller-belangrijkste van de basistips online vergaderen)
Zorg dat je presentatie een duidelijk doel heeft. Wat wil je bereiken met deze presentatie? Wil je dat mensen wat gaan doen, laten of nooit meer vergeten als de meeting voorbij is?
Stel je zit een sales meeting, dan wil je natuurlijk dat iedereen ja zegt tegen jouw voorstel. De hele opbouw van jouw meeting zal veel krachtiger zijn, dan als je een beetje slapjes je Powerpoints Sheets gaat voorlezen.
Ook als passievere "deelnemer" van een online meeting is het handig om een doel te hebben. Waarom zit je eigenlijk bij deze call? Is dit niet duidelijk, dan moet je jezelf sowieso afvragen of jij hier wel goed zit. De beste tip hierin is: Neem jezelf voor: Ik ga niet weg uit deze online meeting voordat ik...
Vul de puntjes in, en al jouw online meetings zullen veel effectiever zijn.
